Diez claves para incrementar la productividad en el trabajo y en la vida

Administrar el tiempo es uno de los grandes desafíos para las personas; entre las recomendaciones de diferentes autores están las de saber aprovechar cada momento del día según su particularidad, fingir deadlines y establecer espacios de pausa.

Con más de 88.000 millones de dólares a su nombre, no hay mucho que Warren Buffet no pueda comprar. Pero hay algo para lo cual su fortuna no le sirve de nada, y bien lo sabe este CEO de 88 años y presidente de Berkshire Hathaway: tener más tiempo.

En una entrevista en la que el presentador Charlie Rose le preguntó a Bill Gates qué había aprendido de Buffet, el fundador de Microsoft no dudó al responder. «Recuerdo cuando Warren me mostró su calendario en su agenda de papel. Había muchos días sin nada en él; yo tenía lleno cada minuto del día. Y entendí que sin ese tiempo no podés pensar o leer, que son cosas importantes que necesitan un espacio físico en tu día», contó.

Y no son los únicos que piensan en este tema. Aunque contamos con las mismas 24 horas por día que los antiguos egipcios, la preocupación por el manejo del tiempo crece junto con la complejidad de organización de las sociedades del mundo. Que el tiempo alcance, que sea de buena calidad y hasta que su uso nos haga felices rankean alto en las listas de deseos de Año Nuevo.

Esto explica el boom del crecimiento de podcasts, libros, newsletters y gurús globales listos para calmar nuestras ansias de foco y de balance entre trabajo y vida personal. A continuación, algunas de las más recientes recomendaciones publicadas, basadas en la economía del comportamiento, para una buena gestión de los minutos.

1. Conocé el patrón oculto en un día

Daniel Pink, autor de Drive (2009), libro que explora las motivaciones sobre por qué hacemos lo que hacemos, acaba de publicar Cuándo (Paidós, 2018), un escrito en el que desnuda la importancia de elegir el momento correcto para hacer cada cosa. ¿Da lo mismo hacer lo que hacemos en un momento o en otro? Pues no, de hecho el cuándo puede definir el éxito o el fracaso.

Nuestras capacidades cognitivas no se mantienen iguales en todos los momentos del día, sino que fluctúan. Respondemos a un reloj biológico: un núcleo de aproximadamente 20.000 células del tamaño de un grano de arroz, que están en el hipotálamo, en la parte central inferior del cerebro. Ese núcleo controla el aumento y la disminución de la temperatura corporal, regula las hormonas, nos ayuda a dormir y a despertar.

Nuestro Big Ben interno, explica Pink, utiliza marcas sociales como el horario de la oficina y señales medioambientales como el amanecer y anochecer, para hacer pequeños ajustes que logran que los ciclos internos y externos tengan una mayor sincronía. Los patrones no son idénticos en cada persona y usar tiempo en conocer nuestros ciclos nos da información valiosa para elegir cuándo hacer o no hacer.

2. Aprendé de tu pico, valle y recuperación

Los sociólogos Michael Macy y Scott Golder, de la Universidad Cornell, analizaron en 2017 más de 500 millones de tuits emitidos por 2,4 millones de usuarios de 84 países durante dos años. Entre otros hallazgos, descubrieron un patrón constante en las horas en las que la gente se despertaba: un efecto positivo (expresado en el lenguaje) que crecía toda la mañana, se desplomaba por la tarde y remontaba al anochecer. Que el origen del usuario fuera asiático, musulmán o argentino daba igual. Todos presentaban un pico, un valle y una recuperación. Nuestro reloj interno funciona sobre ritmos, llamados circadianos, que establecen nuestra base rítmica.

También el método de reconstrucción del día (MRD) permite entender cómo se sienten las personas a partir de su relato del día anterior. En 2006 se le pidió a 900 mujeres estadounidenses que pensaran su día vivido por bloques de 15 minutos y dijeran cómo se habían sentido. Otra vez, el patrón descubierto fue bimodal, fuerte y constante. El efecto positivo subía a la mañana hasta alcanzar su punto más alto al mediodía, se desplomaba por la tarde y se elevaba en las primeras horas de la noche.

3. Santa mañana, ¿pantanosa tarde?

Parecería, a la luz de los resultados, que solo las primeras horas del día son las óptimas para hacer cosas. Pero, ¿es así para todo? Pink despliega decenas de papers para mostrar el momento del día ideal para cada cosa. Por ejemplo, los llamados de negocios, ya sea con inversionistas o que impliquen grandes tomas de decisiones dan mejores resultados por las mañanas.

De hecho, toda tarea analítica que requiera capacidad de foco y deducción funciona mejor hasta el mediodía. Otro ejemplo contundente surge del estudio de las notas de exámenes de estudiantes daneses. Hacer los exámenes en horas más tardías derivaba en notas más bajas, similares a tener padres con niveles de ingresos menores o a perder dos semanas de un año escolar. Lo mismo vale para los errores en las guardias hospitalarias: eviten las tardes.

Sin embargo, para ponernos creativos, es mejor menos vigilancia y menos inhibiciones, y eso ocurre por la tarde. Se lo llama la «paradoja de la inspiración»: la idea es que la innovación y la creatividad son mayores en nuestros «valles».

4. Plan diario: subrayá, enfocá, evaluá, energizá. Listo.

Una vez que conocemos nuestro ritmo y la importancia del «cuándo» hacer las cosas, es momento de hacerlas.

En su nuevo libro Make Time (Currency, 2018), los escritores creadores del newsletter Time Dorks y exgoogleros Jake Knapp y John Zeratsky, presentan un método diario para alcanzar las metas y mantener el foco. En inglés es: Highlight, Laser, Reflect, Energize. Y aunque suena complejo, es posible que muchas personas ya lo estén implementando, al menos en parte. Para elegir el higlight del día a conquistar, podemos hacernos tres preguntas basadas en urgencia, satisfacción y alegría o gozo. ¿Cuál es el pendiente que más presión me genera? Al final del día, ¿qué pendiente me generará más satisfacción haber terminado? Cuando reflexione sobre el día, ¿qué me dará más alegría haber hecho? Luego habrá que lograr el foco, evaluar el día vivido y energizar mediante alimentación, ejercicio y descanso.

5. Cráteres de tiempo y piletas sin fondo

Lograr foco y evitar las distracciones es uno de los más grandes desafíos que tenemos en este entorno de conexión instantánea. Para lograrlo, Knapp y Zeratsky proponen mantenernos alejados de las piletas sin fondo. ¿Cuáles son? Usar la mañana para hacer un check list de lo que hay que hacer (mejor hacer eso la noche anterior). Alejarnos de las «criptonitas» (cada uno sabe cuál es su debilidad: Facebook, jueguitos), evitar mirar las noticias, volar sin wifi, cerrar las pestañas de la computadora, ponerle un timer al tiempo de conexión o, si es necesario, apagar internet.

Un cráter de tiempo funciona así: escribimos un tuit ingenioso o posteamos una foto en Instagram que nos lleva unos dos minutos, pero volvemos toda la próxima hora para chequear qué tanto gustó nuestro pedido de atención virtual. Cada vez que lo hacemos quedamos atrapados por otros tuits o fotos y perdemos la siguiente media hora. Como nuestro tuit recibe varios retuits y likes, eso se siente bien y es el empujón que nos lleva a volver a publicar y a caer en un cráter de tiempo.

6. Mapa del día versus lista de pendientes

Adela Schicker es la cofundadora del instituto Procrastination.com, que ayuda a personas y empresas a hacer foco y alcanzar su máximo potencial. Hace tres meses publicó The End of Procrastination (St. Marys Essentials, 2018) con decenas de técnicas para no demorar las obligaciones. Una de las novedades que propone frente a los abordajes tradicionales para cumplir con los pendientes, es la idea de pensar en mapas de cosas para hacer, en lugar de listas.

Aunque a muchas personas le funcionan las listas, a otras, por el contrario, las paralizan. La propuesta de Schiker es dibujar un mapa visual con las tareas de hoy. Volcarlas sin un orden premeditado a medida que aparecen, intentar que no requieran más de 30 minutos o una hora, colorearlas según prioridad, fijar un recorrido y ponderarles un momento del día a cada una. Según la autora, se logra que sean más tangibles, visualmente más simples y que limpien la cabeza. ¿Los peligros? Sobreestimar las capacidades y estimar mal los tiempos.

7. Manejá el interruptor interno

A veces los pendientes son muchos, los problemas se empiezan a apilar y las cosas no salen como queremos. Entonces, la emoción que prima es de angustia, enojo, ira. Aunque no podemos controlar algunos escenarios externos y el sentimiento que nos producen, sí podemos elegir qué hacemos con eso que sentimos.

Adela Schiker recuerda en su libro la teoría del psiquiatra Viktor Krankl sobre la libertad que tenemos las personas para responder a los estímulos que nos rodean. Frankl, sobreviviente de Auschwitz, lo hizo carne. Manejó su «interruptor interno» para sobrevivir al horror más extremo. Una técnica para lograrlo es proveniente del Mindfullness y se llama STOP.

Ante un sentimiento primero, frenar e identificar qué sensaciones y pensamientos nos dispara. Luego, dirigir toda la atención a nuestra respiración, observar nuestro cuerpo y su alrededor, y proceder con nuevas respuestas distintas a las que hubiéramos dado automáticamente.

8. Fingí un deadline hasta que se haga real

Nada más molesto y apremiante que una fecha límite para entregar un trabajo. Los «hijos del rigor» lo sabemos. Sofocantes, pero tan necesarios, los deadlines obligan a hacer foco real para resolver los pendientes. Pero trabajar con deadlines muchas veces deja una sensación de que se podría haber hecho mejor, sin sufrir tanto el camino y con más disfrute.

Para eso, una buena idea es crear un falso deadline y creer -sí, creer- que es el único y verdadero plazo final. Algunos ejemplos: los autores de Make Time recomiendan agendar una carrera de 5 kilómetros en un mes si se quiere empezar a correr hoy, invitar a unos amigos a comer a casa antes de aprender a hacer la receta prometida o, simplemente, agendar que la entrega final es el miércoles, aunque en realidad sea el lunes siguiente. Funcionamos adquiriendo hábitos y, entonces, estos falsos límites nos impulsan a avanzar.

9. Descansos de la vigilancia

Un oasis de tiempo y energía, casi tan subestimado como el de la importancia de dormir bien, es tomar descansos y pausas entre trabajos. En su libro Cuándo, Daniel Pink describe su experiencia en un quirófano en la Universidad de Michigan. Allí, antes de cada cirugía se toman dos pausas que han disminuido las imprecisiones adentro de la sala de operaciones.

Cuando están todos los profesionales alrededor del paciente (que necesita una reconstrucción de mandíbula urgente), todos hacen silencio. Comienza la pausa de verificación antes de la anestesia: uno a uno se presentan, corroboran que el paciente, el procedimiento y el consentimiento estén alineados. Luego repasan estudios anteriores y alergias, y prosiguen con la anestesia. Otra pausa igual se hace antes de comenzar con la primera incisión. Dos pausas que han casi eliminado todos los errores humanos del quirófano de Michigan. Frenar, repasar y luego trabajar mejora nuestras resultados.

10. Sincronizar con el entorno

Aun conociendo nuestros ritmos y domando nuestras distracciones, picos y valles, todavía queda una conquista importante: que esto funcione al trabajar con otros. Somos seres sociales y la mayoría de nuestras actividades requieren de una sincronización de modos, tiempos y personalidades que no siempre es fácil de conquistar.

Algunos datos alentadores: entablar relaciones fuertes nos alarga, literalmente, la vida. Roy Baumeister y Mark Leary, dos psicólogos sociales, formularon la «hipótesis de la pertenencia» y demostraron cómo esta moldea profundamente nuestros pensamientos y emociones. Su ausencia provoca efectos nocivos y su presencia, salud y satisfacción.

Pasar tiempo con nuestras «tribus» nos da sentido. Para lograrlo, cierra Pink, hay que desarrollar códigos comunes y sincronizar con el físico, pero también con el corazón.

Fuente: La Nación